Jak zautomatyzowaliśmy zarządzanie stoiskami i rozliczeniami na międzynarodowych targach handlowych?
Zbudowaliśmy scentralizowany portal B2B dla administracji i wystawców, który obsługuje cały cykl życia targów. System zautomatyzował sprzedaż usług dodatkowych, konfigurację wydarzeń oraz elastyczne rozliczenia finansowe.
System zarządzania wydarzeniami (EMS),portal wystawcy, automatyzacja płatności
Autorski framework, jQuery, MySQL, API NBP
Wyzwanie i kontekst
Zarządzanie dużymi wydarzeniami branżowymi to ogromne wyzwanie logistyczne. Klient (organizator targów handlowych) zmagał się z koniecznością manualnej obsługi setek dokumentów, zamówień na powierzchnię wystawienniczą oraz zapytań o usługi dodatkowe.
Tradycyjne zarządzanie targami wiązało się z chaotyczną wymianą maili dotyczącą danych samych Wystawców, kierowników budowy stoisk czy podmiotów zewnętrznych stawiających zabudowę. Zespół organizatora musiał ręcznie weryfikować zgłoszenia, sprawdzać formularze techniczne i przypisywać odpowiednie uprawnienia.
Główne cele projektu:
- Eliminacja ręcznej obsługi zamówień i konfiguracji stoisk wystawienniczych.
- Stworzenie intuicyjnego kanału sprzedaży usług dodatkowych (koszyk zamówień dla wystawców).
- Uporządkowanie rozliczeń poprzez elastyczny system płatności.
Wdrożenie i architektura
Modułowy system portalowy z trójpoziomowym dostępem.
Zaprojektowaliśmy autorski framework wspierany przez jQuery, z bazą MySQL zoptymalizowaną pod kątem szybkiego dostępu do dużych zbiorów danych (tysiące rekordów rozliczeniowych i konfiguracyjnych).
W ramach wdrożenia zrealizowaliśmy:
- Trójpoziomową strukturę uprawnień: Dedykowane panele z precyzyjnym podziałem obowiązków dla administratora (konfiguracja targów), redaktora (obsługa wystawców) oraz wystawcy (składanie zamówień).
- Zarządzanie parametrami stoisk: Centralny rejestr danych przestrzennych i umownych.
- Zaawansowany moduł rozliczeń: System umożliwiający elastyczne definiowanie rat, automatyczne wystawianie kolejnych transz i monitorowanie statusów płatności w czasie rzeczywistym.
- Integrację z API NBP: Automatyczne pobieranie aktualnych kursów walut (EURO) na potrzeby dokładnych wyliczeń finansowych.
Wyniki biznesowe
Zwiększenie rentowności wydarzeń i pełna kontrola nad rozliczeniami.
Wdrożenie portalu zmniejszyło obciążenie zespołu administracyjnego, pozwalając mu skupić się na strategicznej obsłudze kluczowych partnerów.
Kluczowe korzyści biznesowe:
- Uporządkowana struktura wystawców: Redaktorzy i administratorzy mają w jednym miejscu pełną historię każdego wystawcy — od danych rejestrowych, przez przydzielone stoisko i firmę budowlaną, aż po zgłoszenia do katalogu.
- Oszczędność czasu administracyjnego: Automatyzacja wyliczeń (kursy z NBP) i statusów płatności wyeliminowała potrzebę ręcznej obslugi każdej faktury.
- Pewność danych: Ustrukturyzowane zarządzanie informacjami o stoiskach i zamówieniach zlikwidowało błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych z umów.
- Pełna transparentność finansowa: Administratorzy w każdej chwili widzą przekrój płatności dla całego wydarzenia (opłacone, do rozliczenia, częściowo rozliczone).
Partnerstwo, które przynosi mierzalne efekty biznesowe.
Poznaj opinie liderów rynku:
.svg){kind=logo}
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Orci tempor bibendum aliquam lacus, elementum. Diam viverra sit fermentum imperdiet ornare. Pharetra interdum sit donec quam. Est nibh porta lobortis est amet. Ultrices adipiscing elementum odio ac sed lorem sit justo. Eros tristique adipiscing gravida sit.”
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Orci tempor bibendum aliquam lacus, elementum. Diam viverra sit fermentum imperdiet ornare. Pharetra interdum sit donec quam. Est nibh porta lobortis est amet. Ultrices adipiscing elementum odio ac sed lorem sit justo. Eros tristique adipiscing gravida sit.”
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Orci tempor bibendum aliquam lacus, elementum. Diam viverra sit fermentum imperdiet ornare. Pharetra interdum sit donec quam. Est nibh porta lobortis est amet. Ultrices adipiscing elementum odio ac sed lorem sit justo. Eros tristique adipiscing gravida sit.”
Porozmawiajmy o współpracy
Zrób pierwszy krok. Porozmawiajmy o tym, jak automatyzacja może usprawnić Twój biznes.
Napisz do nas!
Masz gotowe wymagania lub chcesz przesłać zapytanie ofertowe? Skonstruujmy wspólnie system, który uwolni potencjał Twojej firmy.
Skontaktuj się
Umów bezpłatną konsultację
Nie wiesz, od czego zacząć? Przeanalizujemy specyfikę Twojej działalności i ocenimy, które procesy warto zautomatyzować w pierwszej kolejności.
Przejdź >